Accord de traitement des données

Dispositions de traitement des données pour les organismes utilisant A2E Suite.

1. Parties et périmètre

Le présent accord de traitement des données s’applique entre ASSOCIATION D'ENTRAIDE ETUDIANTE, Association déclarée, domiciliée au 65 avenue Maréchal Lyautey, 21000 Dijon, France (le Sous-traitant), et l’organisme qui l’accepte pour son espace A2E Suite (le Responsable du traitement). Le Sous-traitant exploite A2E Suite sur a2esuite.com. Le Responsable du traitement détermine les finalités et la base légale des données personnelles qu’il place dans l’espace. Le Sous-traitant traite ces données sur instructions documentées du Responsable du traitement afin de fournir le service d’espace de travail demandé.

2. Description du traitement

Le traitement consiste à collecter, stocker, organiser, consulter, afficher, partager, exporter et supprimer des informations de l’espace au moyen des applications activées. Ces informations peuvent inclure noms, coordonnées professionnelles, informations d’adhésion, documents, tâches, événements, pièces jointes et données financières fournis par le Responsable du traitement ou ses utilisateurs autorisés. Les personnes concernées peuvent être des membres, salariés, étudiants, clients, fournisseurs et toute autre personne dont le Responsable du traitement choisit d’ajouter les informations. Le traitement dure pendant la relation de service et toute période convenue de restitution, de suppression ou de conservation des sauvegardes.

3. Instructions et responsabilités du Responsable du traitement

Le Responsable du traitement est responsable de la licéité de ses contenus et instructions, de l’information des personnes concernées, des consentements requis ou autres bases légales et des autorisations accordées à ses utilisateurs. Les paramètres de l’espace et l’utilisation autorisée du service constituent des instructions documentées. Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement si, selon lui, une instruction enfreint le droit applicable en matière de protection des données. Les traitements imposés par la loi sont communiqués au Responsable du traitement, sauf interdiction légale.

4. Confidentialité et sécurité

Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles de l’espace soient soumises à des obligations de confidentialité et disposent d’accès adaptés à leurs responsabilités. Il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques du traitement. Les mesures et la configuration du service applicables à un déploiement doivent être documentées avec le Responsable du traitement ; cet accord ne constitue ni une certification ni une garantie de service ininterrompu.

5. Prestataires et intégrations facultatives

Le Sous-traitant ne fait appel à un autre sous-traitant qu’avec l’autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du Responsable du traitement. En cas d’autorisation générale, il informe celui-ci des ajouts ou remplacements envisagés et lui laisse une possibilité raisonnable de s’y opposer avant leur prise d’effet. Chaque sous-traitant ultérieur autorisé doit être soumis à des obligations de protection des données équivalentes à celles applicables à son traitement au titre de cet accord. Le Sous-traitant reste responsable de l’exécution de ces obligations. La liste actuelle des prestataires et les lieux de traitement sont disponibles auprès de contact@association2e.org. Les intégrations choisies directement par le Responsable du traitement doivent être évaluées selon leur rôle réel et leurs conditions propres.

6. Lieu du traitement et transferts internationaux

La région de déploiement configurée est la région documentée pour votre déploiement. Les parties doivent confirmer les lieux d’hébergement réels et les prestataires autorisés pour leur déploiement. Les données personnelles ne peuvent être transférées hors de l’Espace économique européen que sur instructions documentées et avec un mécanisme de transfert licite applicable. Ce document ne présente aucune clause contractuelle type, décision d’adéquation ou certification de cadre comme déjà conclue. Lorsque cela est nécessaire, les parties doivent mettre en place les conditions de transfert adaptées avant le transfert.

7. Assistance et demandes relatives aux données personnelles

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, le Sous-traitant aide le Responsable du traitement à répondre aux demandes relatives aux droits des personnes, aux obligations de sécurité, aux analyses d’impact et à la consultation des autorités de contrôle. Les demandes reçues directement d’une personne concernée au sujet du contenu de l’espace sont transmises au Responsable du traitement, sauf obligation légale contraire.

8. Violations de données personnelles

Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation affectant les données personnelles de l’espace. Il fournit les informations disponibles sur la nature et les conséquences probables de la violation, les informations touchées, les contacts utiles et les mesures prises ou proposées, puis les complète à mesure qu’elles deviennent disponibles. Le Responsable du traitement reste responsable des notifications qu’il doit adresser aux autorités ou aux personnes.

9. Restitution et suppression

À la fin du service de traitement, le Sous-traitant restitue ou supprime, au choix du Responsable du traitement, les données personnelles de l’espace et supprime les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Les parties doivent convenir de la procédure d’export, du calendrier de suppression et du traitement des sauvegardes pour le déploiement. Jusqu’à leur suppression, les copies conservées restent soumises aux obligations de confidentialité et de sécurité et ne peuvent être utilisées qu’aux fins de conservation autorisées.

10. Informations et audits

Le Sous-traitant met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations au titre de cet accord et permet les audits, y compris les inspections, effectués par le Responsable du traitement ou un auditeur mandaté, et y contribue. Les modalités d’audit doivent protéger les informations des autres clients, la confidentialité et la sécurité du service sans empêcher l’exercice des droits légaux.

11. Contact, acceptation et modifications

Les questions et demandes au titre de cet accord doivent être adressées à contact@association2e.org. Le représentant autorisé du Responsable du traitement peut accepter les conditions de traitement publiées par voie électronique ; le service enregistre le compte ayant accepté, la date et l’heure ainsi que la version du modèle. Aucune signature manuscrite ou électronique du représentant de l’association n’est créée ou représentée par le document généré. Les modifications substantielles des modalités de traitement doivent être communiquées et convenues conformément au droit applicable. Le droit français s’applique, sous réserve des dispositions impératives applicables en matière de protection des données.

12. Identification de l’opérateur

SIREN 994 936 789. SIRET 994 936 789 00019. RNA W212015637. Adresse : 65 avenue Maréchal Lyautey, 21000 Dijon, France. Contact : contact@association2e.org.